Bonnes pratiques de gestion de projet

 

Quelques bonnes pratiques de gestion de projet proposées par G Tari, fondateur du site www.methode-management.com :

 

1. Bien cadrer son projet avant de se lancer ...

Avant de se lancer dans un projet, il est important de bien le cadrer. Même si cela paraît évident, il faut être au clair sur :
- l'objectif du projet
- le périmètre de couverture du projet (ce que le projet couvre versus ce qu'il ne couvre pas)
- les facteurs clés de succès du projet (par exemple la mobilisation / adhésion de tel ou tel acteur)
- l'organisation des travaux au sein du projet (par exemple l'organisation de sous chantiers bien identifiés au sein du projet)
- les contributeurs du projet avec une répartition claire des rôles et responsabilités des parties prenantes au projet
- le budget du projet

Même si cela peut paraître fastidieux, il est utile de formaliser le cadrage du projet, notamment si ce dernier implique plusieurs acteurs : cela permettra à chacun de partager un document de cadrage unique assurant la bonne compréhension du projet

2. Bien phaser le projet et éviter ainsi un "effet tunnel"

Les projets peuvent parfois être très ambitieux et s'inscrire dans une durée relativement longue. Dans ce cas, il est recommandé de définir des étapes intermédiaires dans votre projet, qui vous permettront de jalonner les travaux, marquer des premières victoires, tout en avançant.

L'eccueil rencontré dans certains projets est l'"effet tunnel", c'est à dire des projets très longs, sans aucune étape intermédiaire, embarquant des acteurs dans la durée, sans savoir finalement si les résultats en fin de course seront au rendez-vous.

Bien phaser le projet, définir des étapes intermédiaires a une double vertue :
- une vertue psychologique, car elle permet de marquer des premières victoires dans un projet long et de stimuler ainsi l'équipe projet
- une vertue sur le fond, car les étapes intermédiaires sont également des occasions pour corriger le tir, refixer / recadrer le projet, voire le réadapter à un environnement en constante évolution

3. Etablir des rôles et responsabilités clairs autour du projet

Les projets nécessitent généralement de mobiliser de nombreux acteurs en entreprise, qui ne sont souvent pas dédiés à temps plein au projet et qui ne sont pas sous la responsabilité hiérarchique du chef de projet.

Dans ce contexte, il est indispensable de clarifier dès l'amont les rôles et responsabilités de chacun par rapport au projet en désignant :
- un chef de projet qui sera responsable de l'atteinte de l'objectif du projet, en respectant les contraintes de calendrier et de budget
- des "porteurs" ou "responsables" de sous-chantiers du projet
- des "contributeurs" dont le rôle sera de contribuer aux travaux, sans pour autant être "responsable" du livrable final du projet; les contributeurs doivent être mobilisés, relancés si nécessaires par les "porteurs"/"responsables" des chantiers
- un sponsor qui sera le client du projet et qui généralement finance le projet

4. Mettre en place une gouvernance autour du projet pour en piloter l'avancement

Une gouvernance doit être mise en place pour assurer le pilotage du projet.

Il faut prévoir un comité de pilotage du projet avec pour mission de suivre l'avancement du projet, identifier les points de vigilance et alertes et arbitrer les points de décisions clés.

La fréquence doit être adapté au contexte du projet. Les membres doivent également être adaptés au contexte: prévoir a minima le chef de projet, inclure le sponsor lorsque des décisions clés sont attendues au comité, inclure des sachants lorsque des sujets techniques de fond doivent être exposés pour arbitrage, ...

G Tari

Fondateur du site https://www.methode-management.com/