Appels d'offres publics : le greffe du Tribunal de commerce de Paris publie ses résultats d'enquête

Le greffe du Tribunal de commerce de Paris vient de réaliser une étude sur les appels d'offres publics afin de mieux connaître les opinions et les besoins des entreprises en matière de réponses aux marchés publics et de recueillir leurs suggestions. Menée en ligne (sur www.greffe-tc-paris.fr) cette enquête, qui s'est déroulée du 1er juillet au 31 octobre 2004, vient à point nommé présenter un état des lieux à quelques semaines de la mise en œuvre de la dématérialisation des réponses aux marchés publics, dès le 1er janvier 2005.

Parmi les principales questions posées auxquelles le greffe a invité les entrepreneurs à répondre : Qui répond, comment, dans quels délais ? Quels sont les freins identifiés ? De quel accompagnement auriez-vous besoin ? Quels sont les gains escomptés ? Quelles sont vos craintes quant à la dématérialisation des candidatures ? Faites-vous confiance à l'usage de l'Internet pour répondre à des marchés publics ?

Majoritairement situées dans le service, 63% des entreprises qui ont répondu emploient moins de 10 salariés, ce qui confirme que les réponses aux marchés publics sont d'un réel intérêt pour les dirigeants de petites structures qui y voient un moyen d'élargir leur activité. Leur connaissance de cet exercice est plutôt élevée puisque 49% des entreprises interrogées répondent de 2 à 10 appels d'offres par an.

Les difficultés rencontrées par les chefs d'entreprises

Si les marchés publics suscitent un vif intérêt de la part des entrepreneurs (70% des personnes interrogées ont déjà répondu à des appels d'offres), une grande majorité d'entre eux estime qu'il est très difficile d'avoir accès à ces offres (35%) et compliqué de préparer les dossiers de candidature (24%). Certains indiquent : « Plutôt que de passer par une candidature classique, mieux vaut se constituer un réseau relationnel pour approcher directement les grands comptes. Le contact direct permet de présenter une offre sur mesure. »

La procédure administrative représente, elle aussi, une difficulté pour 40% des personnes interrogées. Un responsable commercial précise : « La complexité de la partie administrative nous fait perdre un temps précieux qui pourrait être utilisé à parfaire l'offre commerciale ou à répondre à d'autres appels d'offres. »

Toutefois, le remplissage des formulaires administratifs ne semble pas poser de problèmes aux entrepreneurs familiers de cette procédure (49%), qui indiquent qu'une phase d'apprentissage est cependant indispensable. Même si 38% des sondés estiment que les formulaires sont difficiles à remplir.

Dans la majorité des entreprises interrogées, la constitution du dossier de candidature est réalisée par la direction (45%) ou son secrétariat (29%), qui le signe dans 90% des cas. Les structures plus importantes, dotées d'un service commercial ou marketing, remettent les réponses aux appels d'offres à leur force de vente (19%), qui se charge de traiter l'intégralité du dossier de candidature.

La grande majorité, soit 92%, estime que l'obtention des informations relatives au Registre du commerce et des sociétés telles que l'extrait k bis ne pose aucune difficulté mais il est beaucoup plus difficile d'obtenir les attestations fiscales. Toutefois 40% d'entre eux estiment que cela ne pose pas de difficulté « quand on connaît la mécanique ».

Les suggestions des entreprises pour faciliter les réponses aux marchés publics

55% des personnes interrogées souhaitent un appui, 60% seraient prêts à payer un service dédié pour se faire assister dans les réponses aux appels d'offres. Ce sont généralement des personnes qui n'ont aucune expérience en la matière ou qui ont dû faire face à un rejet de dossier. Un dirigeant déclare : « En tant qu'entrepreneur, j'aurais tendance à dire que ce type de service doit être gratuit. Tout service ayant néanmoins un coût, il doit être le plus indolore possible pour les entreprises. »

Le coût acceptable devra être inférieur à 50 euros pour la majorité des entrepreneurs interrogés (soit 68%). Il intégrerait une assistance pour plusieurs appels d'offres. 40% ne sont pas prêts à investir dans une assistance. « Nous sommes une jeune entreprise qui démarre et nous ne disposons pas de ressources pour nous faire appuyer administrativement. En plus, les résultats sont très aléatoires... Mieux vaut directement entrer en contact avec l'organisme. »

Les simplifications attendues devraient permettre aux candidats de déposer un dossier simplifié, de simplifier les formulaires et les dossiers de consultation, de proposer des formations pour comprendre les différents types de marchés publics et apprendre à constituer un dossier de candidature. Ces formations pourraient être dispensées par les administrations elles-mêmes ou par des organismes privés mais aussi de créer de nouveaux outils en ligne (site Internet, coffre-fort électronique pour conserver les documents dématérialisés). Certains entrepreneurs souhaitent que le greffe du Tribunal de commerce de Paris propose ces services, en raison de son expérience en termes de dématérialisation et d'outils interactifs en ligne.

La dématérialisation des procédures

80% des entrepreneurs sont favorables ou très favorables à la dématérialisation des réponses aux marchés publics. 61% estiment que cela va représenter un gain de temps et 25% un gain d'argent. Un dirigeant d'entreprise, expert en prestation de services informatiques à haute valeur ajoutée, résume : « Avec la dématérialisation, les utilisateurs vont devoir intégrer une nouvelle forme d'apprentissage qui viendra s'ajouter aux autres phases de préparation de l'offre. La dématérialisation ouvre la voie à de nouveaux moyens de communication, tels que la vidéo ou le numérique, qui pourraient servir de support aux dossiers de candidature. La conservation d'un original dématérialisé pose néanmoins un problème. Il existe des solutions, comme le coffre-fort électronique par exemple, mais tout le monde n'en a pas un usage quotidien ! Nous sommes au commencement d'une phase hybride qu'il va falloir gérer. »

A propos du greffe de Tribunal de commerce de Paris

Le greffe est une société civile professionnelle de 271 salariés dirigée par trois greffiers associés officiers publics et ministériels nommés par le Garde des Sceaux. Il assure une double mission juridique et judiciaire. Structure responsable de l'assistance du président et des juges du Tribunal de commerce, le greffe gère l'ensemble des registres des entreprises, notamment le Registre du commerce des sociétés qui contient à Paris intra-muros 295 000 entreprises en activité. Tous dossiers confondus, le greffe de Paris a traité en 2003 140 000 formalités légales et 106 000 décisions de justice, et a enregistré 80 000 inscriptions de privilèges. Il a aussi traité des dossiers de prévention de difficulté de 2 000 entreprises.